Wenn über die Notrufnummer der Feuerwehr ein Notruf eingeht, wird in Heidelberg normalerweise zunächst die Berufsfeuerwehr alarmiert. Je nach Lagemeldung oder Einsatzstichwort wird dann entschieden, ob es nötig ist zusätzlich Abteilungen der Freiwilligen Feuerwehren mit- oder nachzualarmieren. Jedes aktive Mitglied der Abteilung besitzt einen eigenen Piepser. Einen so genannten Funkmeldeempfänger, den man immer bei sich trägt. Im Einsatzfall alarmiert die Berufsfeuerwehr über diese Piepser die benötigten Kräfte.
Über das Jahr verteilt gibt es für die 8 verschiedenen Abteilungen in Heidelberg einen Alarmierungsplan, der die Priorität für die Alarmierung regelt. Jede Abteilung hat über das Jahr hinweg verschiedene Alarmbereitschaften. Sollten die Kräfte einer alarmierten Abteilung nicht ausreichen, können weitere Abteilungen nachalarmiert werden.