Wenn über die Notrufnummer der Feuerwehr ein Notruf eingeht, wird in Heidelberg normalerweise zunächst die Berufsfeuerwehr alarmiert. Je nach Lagemeldung oder Einsatzstichwort wird dann entschieden, ob es nötig ist zusätzlich Abteilungen der Freiwilligen Feuerwehren mit- oder nachzualarmieren.
Jedes aktive Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr erhält einen eigenen Piepser, den so genannten Funkmeldeempfänger, den man immer bei sich trägt. Im Einsatzfall alarmiert die Integrierte Leitstelle über diese Piepser die benötigten Kräfte. Zusätzlich ist dies auch über eine Smartphone-App möglich.
Bei länger andauernden Einsätzen besteht die Notwendigkeit, den Grundschutz in der Stadt durch die Besetzung der Feuerwache sicherzustellen. Über das Jahr verteilt gibt es für die 8 verschiedenen Abteilungen der FF in Heidelberg einen Alarmierungsplan, der die Priorität für diese Rufbereitschaft regelt. Die Einsatzbelastungen sollen damit vermindert werden.